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不学会这个,升职加薪永远和你没关系

来源:未知


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昨天下班偷了下懒,没有整理文件就直接下班回家了。今天早上一打开电脑,看到乱到爆炸的桌面整个人都不好了。

相信大家都一定有这样的经历:某时某刻某分你急需某份文件,但是不管是搜索还是翻遍所有可能存在的文件夹都死活找不到。

瞬间充满热情的工作状态变成心态爆炸各种不在状态就不说了,如果因为这样一份原本不太重要的文件使得工作受损更是苦不堪言。
 

在电脑已经变成工作的基本工具的今天,无论是个人的知识管理还是团队的业务协作等等,如何对电脑文件进行体系化管理是非常必要的。

建立一个适合自身的文件管理体系,是高效办公提高自身工作效率乃至通往更高职位的必经之路。

更何况,对于像我这样的处女座加密集恐惧症加强迫症来说:我根本不是在整理桌面和文件好吗!不整理根本无法工作!
 

好了说正事,很多新人因为工作量不大或者行业特性每天需要接触的表格和文档不多。往往简单的丢进当天日期命名的单层级文件夹了事,甚至直接丢在桌面定期拖进回收站。

但是即使每天只有个位数的文件,一天天工作下来也会是一个非常恐怖的数字。如果只是单纯的丢在某个文件夹,或者直接粗暴清理,万一需要的时候真的会哭都哭不出来。

学会将经手的工作文件、与自身相关的文件和自身的工作成果等进行分类整理和存档是十分重要的工作技能。
 

想要构建一个清晰的文件管理结构体系,我们需要学会两件事:科学的命名文件、合理的进行分类文件。

如何科学的给文件命名?

很多同学都很少在意的文件名称其实在帮助我们分类整理多个文件的时候有很神奇的作用,科学的文件命名能够满足四大重要职能:辨识、区分、管理与定位。

辨识:通过文件名称便可知文件的基本信息。

区分:将其与其他文件区分开来。

管理:保证文件项目分类固定,易统计、无遗漏。

定位:可轻易定位到文件保存的位置。

通常情况我们为一个文件命名往往都是根据文件内容来命名,如《XX会议记录》。或者有一定意识的同学可能会采用下面的方式对文件和文件夹进行命名:

文件名=序列号+文件名;如:《01-会议记录》、《02-会议联系人名单》。

文件夹名=序列号+文件夹名;如:《01-诗歌》、《02-散文》。

但是当文件数量较多时,这种单层级的命名方式是不适用的。我们需要采用多层级的命名方式。

一般来说我们会采用3W的结构,即When,Who,What。具体如下:

时间-所属项目名称-文件名称-最终确认人or版本号如:

20180110-分享笔记-文件整理-不二01

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When:文件的创建时间是一项重要信息,一般建议把时间命名按年月日顺序统一为8或6位数字。如:20180110或180110。

另外时间建议放在文件名最前端,这样系统会将文件自动文件按命名时间顺序排列,查找会很便利。

What:即文件内容,个人在此部分一般会采用“所属项目名称/类别-文件名称”两个层级进行表述。

不要还怕麻烦,命名是整个文件的摘要。这样的表述可以一眼看出文件所属类别,查找额时候会十分便利。

Who:文件所涉及的主体,主题和内容是密切相关的是检索的重要内容。建议最好可以用“全名+职务”的方式。如“XX投资-王校长”。

当然,我们也可以根据自身的实际情况自行进行调整文件名的要素情况,或增加或减少都可以。

例如我们日常工作中经常会接触一些一次性使用的零时文件,这时候我们就可以在文件命中增加“属性”的要素。如“待办XX”或“零时XX”等。

但只要你按照科学的苦丁的模式命名梳理过的文件,你很快就会发现:整个文件体系一目了然,酸爽无比。
 

完成文件命名之后,我们就可以继续进行文件的整理存档工作了。

如何合理的分类整理文件?

注:因为个人有记录保存的习惯,这里我要说的整理分类主要是以存档方便日后重新调取为主。想要建立自己的文档体系先要明白那些文件是值得留存的。

一般来说我会将所有的文件归为三类:

Inbox:各个渠道来的临时文件,或者需要处理还未处理的文件。每天下班前清理一次这个文件夹,当开始着手处理这件事时,就挪到「进行中」文件夹;

进行中:正在修改、正在回复、等待反馈结果的文件。处理完成后就可以整理归档,转入「归档」文件夹;

待归档:待整理的文件。定期将其中的文件归档到相关目录下。

什么文件是需要整理存档的?我的建议是下列几种类型的文件一定存档:

已经完成的工作文件(备份):留作记录,也可以防备不时之需,但一定要是最终定稿上交的那个版本;

工作中接受的对你当时工作有影响的文件(备份):会直接影响你的工作成果,也就是说是责任源之一,保存也是十分有必要的;

工作总结:是我们成长的痕迹也是我们劳动成果的结晶,既有纪念意义也有不错的价值;

工作中收集的有价值的资料:是你成长之路的重要积累,也是你存档中最有实际价值的文件。

 
 

另外一些文件大家可以根据自己的习惯和爱好来进行选择,比如之前一段时间我会记录自己的思路转变,那时候我会将每一次的草稿都进行留存整理。

明确了自己有哪些东西需要“收拾”后,我们就可以真正的动手来进行整理了。因为之前我们其实已经做了大量的准备工作,导致现在进行整理已经变成一件很容易的事情:

 
 

就如同我们已经把所有的东西都已经梳理好了,现在要做的就是建立一个合适的盒子,然后把他们放进去。

《金字塔原理》的作者芭芭拉·名托在书中曾经提到过一种分类原则:MECE.

MECE,是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互独立,完全穷尽」。

简而言之就是你需要不重复也不遗漏的把你的所有文件放到不同的文件夹里。

例如我个人电脑的磁盘分类:C盘、生活、工作。

C盘:只用来安放电脑的系统文件;

生活盘:用来存放工作之外的文档和电脑上的一些客户端文件;

工作盘:只用来存放现阶段工作相关的各类文件。

然后各个磁盘中我们可以根据我们的文件名进行文件夹的层级创建。比如工作盘中可以分文“工作成果备份”、“工作总结备份”、“资料备份”,也可以分为“项目文件”、“资料文件”然后再根据不同项目创建子文件夹。
 

对于各个磁盘中级别稍低的子文件夹,我们可以按照“重要性原则/时间序列原则/资料来源进行分类”。

重要性原则:工作中对于我们自己来说重要性始终是有区别的,比如我们按承担责任的大小分为“非常重要/重要/普通/其他”。

时间序列原则:按照时间和日期分类,比如文件夹层级为“年>月>日”。

资料来源原则:按照文件的来源进行分类和文件夹的创建,比如“From老板,From人事,From前台”等等。

我个人比较喜欢的是按照时间日期来进行文件分类,简明扼要的同时因为个人有列工作计划表的习惯也会比较方便查找。

最后在给大家进行一些安利:

在进行阶段性工作的时候,我一般会创建两个特别的文件夹:“待办事项”、“重要参考”。

阶段性工作中我们一般都会有系统性的任务,难免会开启多任务模式。所以我会用“待办事项”文件夹来帮助自己更好的进行处理多任务。在这个文件夹中我一般会采用“重要性原则”来进行文件分类。

重要参考则是在我们进行系统新的工作的时候经常会需要一些资料或者数据作为参考,这时候我会将它们放在重要参考的文件夹中方便调取。

 
 

然后是推荐两款小应用:“Everything”“彩色文件夹”。

“Everything”是一款文件、文件夹名称快速搜索软件。在搜索之前就会把所用的文件和文件夹都列出来。在搜索框输入文字后,它就只显示过滤后的文件和目录。

“彩色文件夹”是一款可以用来帮助你随心所欲改变文件夹颜色的软件。它可以帮助我们更好的区分不同类型的文件夹,还可以调整我们的心情哈哈。



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